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Access創(chuàng)建一個(gè)簡(jiǎn)單MIS管理系統(tǒng)

瀏覽:191日期:2023-03-18 16:41:36

MIS管理系統(tǒng)也是一種很實(shí)用的管理系統(tǒng),可以將很多東西都放的井井有條,便于大家查找,下文中就以大家家中都有的CD、VCD為例,為大家介紹如何建立一個(gè)MIS管理系統(tǒng),使這些東西有條理。

Access創(chuàng)建MIS管理系統(tǒng):

1.準(zhǔn)備工作——確定數(shù)據(jù)庫需要的表和字段

由于我們要?jiǎng)?chuàng)建的MIS系統(tǒng)是一個(gè)小管理系統(tǒng),因此,不必要建立幾個(gè)表,只需一個(gè)表就行了。該表的字段有:編號(hào)、影片名稱、領(lǐng)銜主演、導(dǎo)演、發(fā)行公司、影片類型、是否獲獎(jiǎng)。其中“編號(hào)”為主關(guān)鍵字,該關(guān)鍵字唯一確定每個(gè)記錄的字段或字段集。

2.創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

(1)使用“數(shù)據(jù)庫向?qū)А眲?chuàng)建數(shù)據(jù)庫 :

在啟動(dòng) Microsoft Access 時(shí),將自動(dòng)顯示對(duì)話框,上面有新建數(shù)據(jù)庫或打開已有數(shù)據(jù)庫的選項(xiàng)。單擊“數(shù)據(jù)庫向?qū)А保缓髥螕簟按_定”按鈕。在新建空數(shù)據(jù)庫對(duì)話框中單擊“確定”,然后指定數(shù)據(jù)庫的名稱和位置,單擊“創(chuàng)建”按鈕啟動(dòng)新建的數(shù)據(jù)庫。接著新建表,然后填入相應(yīng)的字段名稱和數(shù)據(jù)類型,并設(shè)置字段大小、索引等項(xiàng)目,其它不填或取默認(rèn)值。其中字段的最大設(shè)置值是255字節(jié),數(shù)據(jù)類型有文本、備注、數(shù)值、日期/時(shí)間、貨幣、自動(dòng)編號(hào)、 OLE對(duì)象等,你可以根據(jù)不同的要求選擇。

(2)不使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫

在啟動(dòng) Microsoft Access 時(shí),將自動(dòng)顯示對(duì)話框,上面有新建數(shù)據(jù)庫或打開已有數(shù)據(jù)庫的選項(xiàng),請(qǐng)單擊“空數(shù)據(jù)庫”,然后單擊“確定”。如果已經(jīng)打開了數(shù)據(jù)庫或當(dāng)Access 打開時(shí)顯示的對(duì)話框已經(jīng)關(guān)閉,請(qǐng)單擊工具欄上的“新建數(shù)據(jù)庫”按鈕,然后雙擊“常用”選項(xiàng)卡上的空數(shù)據(jù)庫圖標(biāo)。指定數(shù)據(jù)庫的名稱及位置,并單擊“創(chuàng)建”按鈕。

3.?dāng)?shù)據(jù)庫基本操作

數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)創(chuàng)建好了,接下來我們需要做的就是對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行一系列的基本操作。增加記錄:在“數(shù)據(jù)表”視圖或“窗體”視圖中打開相應(yīng)的窗體,單擊工具欄上的“新記錄“按鈕 ,鍵入所需數(shù)據(jù),然后按 TAB 鍵轉(zhuǎn)至下一個(gè)字段,在記錄末尾,按 TAB 鍵轉(zhuǎn)至下一個(gè)記錄。

編輯記錄:如果要編輯字段中的數(shù)據(jù),單擊要編輯的字段,如果要替換整個(gè)字段的值,指向字段的最左邊,在鼠標(biāo)變?yōu)榧犹?hào)時(shí),單擊該字段,鍵入要插入的文本。

注意:如果鍵入有錯(cuò),可按 BACKSPACE 鍵;如果要取消對(duì)當(dāng)前字段的更改,按ESC 鍵;如果要取消對(duì)整個(gè)記錄的更改,在移出該字段之前再次按 ESC 鍵,當(dāng)從一個(gè)記錄移動(dòng)到其它記錄時(shí), Access 將保存對(duì)該記錄的修改。

復(fù)制或移動(dòng)數(shù)據(jù):在其它應(yīng)用程序,如Excel、Word中,選擇要復(fù)制或移動(dòng)的一至多行。如果是從Word中復(fù)制數(shù)據(jù),應(yīng)確保記錄在選擇之前已經(jīng)在表中排列好或已經(jīng)使用制表符分隔開,如果粘貼數(shù)據(jù)到數(shù)據(jù)表中,應(yīng)確保數(shù)據(jù)表中的列與要復(fù)制或移動(dòng)的數(shù)據(jù)的順序一致,如果粘貼數(shù)據(jù)到窗體上,而窗體上相應(yīng)的控件名稱與復(fù)制數(shù)據(jù)的列名相同,Access 將粘貼數(shù)據(jù)到名稱相同的控件上。在Access 中,打開要向其中粘貼記錄的數(shù)據(jù)表或窗體,如果要替換現(xiàn)有記錄,選擇要替換的記錄,然后單擊工具欄上的“粘貼追加”或“粘貼”按鈕 ;如果窗體中的記錄選定器不可用,要選擇當(dāng)前記錄,可單擊“編輯”菜單中的“選擇記錄”命令。

刪除記錄:?jiǎn)螕粢獎(jiǎng)h除的記錄,單擊工具欄上的“刪除記錄”按鈕 。

4.資料的排序、篩選與查詢

如果你想使你的VCD資料庫中的影片擺放整齊、并且查詢方便,因此掌握資料庫的排序、查詢與篩選是非常重要的。

排序記錄:

在“窗體”視圖或“數(shù)據(jù)表”視圖中,單擊要用于排序記錄的字段。單擊鼠標(biāo)右鍵,你就可以選擇該字段的升序排序或降序排序。在數(shù)據(jù)表中,可以同時(shí)選擇兩個(gè)或更多相鄰近字段進(jìn)行分別排序。Microsoft Access 從選擇的最左邊的列開始排序記錄。在保存窗體或數(shù)據(jù)表時(shí), Microsoft Access 將保存該排序次序。

創(chuàng)建篩選:

如果可以容易地在窗體、子窗體或數(shù)據(jù)表中找到并選擇想要篩選記錄包含的值的實(shí)例,可使用“按選定內(nèi)容篩選”。操作方法是:?jiǎn)螕簟坝涗洝弊硬藛巍昂Y選”中“按選定內(nèi)容篩選”,即可。

如果要從列表中選擇所需的值,而不想瀏覽數(shù)據(jù)表或窗體中的所有記錄,或者要一次指定多個(gè)準(zhǔn)則,可使用“按窗體篩選”。

如果焦點(diǎn)正位于窗體或數(shù)據(jù)表的字段中,而恰好需要在其中輸入所搜索的值或要將其結(jié)果作為準(zhǔn)則的表達(dá)式,可使用“輸入篩選目標(biāo)”。而如果是更復(fù)雜的篩選,則可使用“高級(jí)篩選/排序”。

創(chuàng)建查詢:

利用查詢可以通過不同的方法來查看、更改以及分析數(shù)據(jù)。也可以將查詢作為窗體和報(bào)表的記錄源,最常見的查詢類型是選擇查詢。選擇查詢將安裝指定的準(zhǔn)則,從一個(gè)或多個(gè)表中獲取數(shù)據(jù),并按照所需的排列次序顯示。

具體操作:?jiǎn)螕魯?shù)據(jù)庫視圖的“查詢”,按“新建”,選擇設(shè)計(jì)視圖,“確定”,選擇表和查詢,添加表,然后按“添加”,在“選擇查詢”表中選擇“字段”,并確定排序要求,最后保存查詢,這樣,一個(gè)選擇查詢就完成了。

你也可以在“新建”中選擇簡(jiǎn)單查詢向?qū)А⒔徊姹聿樵兿驅(qū)А⒉檎抑貜?fù)項(xiàng)查詢向?qū)А⒉樵儾黄ヅ洳樵兿驅(qū)斫⒉樵儭?/p>

5.報(bào)表制作

也許,你想把你的VCD資料庫打印出來,隨時(shí)查看。如果你是VCD店的老板,那么這也將是最好的宣傳。Microsoft Access中的報(bào)表功能,就能辦到,它可以在報(bào)表中控制每個(gè)對(duì)象的大小和顯示方式,并可以按照所需的方式來顯示相應(yīng)的內(nèi)容。

具體操作:?jiǎn)螕簟皥?bào)表向?qū)А保凇皥?bào)表向?qū)А睂?duì)話框中選擇可用字段,按“下一步”,然后選擇字段排序,最多可用四個(gè)字段排序, “下一步”選擇報(bào)表的布局,最后按“完成”。

還有其它報(bào)表的設(shè)計(jì)方法,如自動(dòng)報(bào)表(縱欄表)、自動(dòng)報(bào)表(表格)、圖標(biāo)向?qū)А?biāo)簽向?qū)В揖筒灰灰恢v了,大家可以自己嘗試嘗試。

6. 與其它軟件共享數(shù)據(jù)庫

(1)數(shù)據(jù)庫類型轉(zhuǎn)換

以往,不同數(shù)據(jù)庫往往無法分享彼此建立的資料。如果你以前習(xí)慣使用dBase建立數(shù)據(jù)庫,卻因Windows世界的到來,老板為了趕時(shí)髦,下了一道命令,以后公司不再使用dBase建立數(shù)據(jù)庫,還要你將所有在dBase上所建立的數(shù)據(jù)庫,全部重新輸入至Access 97的數(shù)據(jù)庫中,聽到這個(gè)消息后,想必你一定是哭天怨地、手足無措。就算有一千個(gè)使用Access 97的理由,你還是不情愿更換數(shù)據(jù)庫。其實(shí),對(duì)于這一點(diǎn)Access 97早就想好了對(duì)策,Access 97提供了調(diào)用、導(dǎo)出等多種方法來讓你做數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)換。你只要點(diǎn)擊“工具”菜單數(shù)據(jù)庫實(shí)用工具”子菜單中的“轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫”,然后選擇要轉(zhuǎn)換的其它類型數(shù)據(jù)庫,如dBase,數(shù)據(jù)庫就會(huì)成功地從dBase轉(zhuǎn)換到Access 97中,非常地簡(jiǎn)單。

(2)在Word 中調(diào)用Access 數(shù)據(jù)

可以以 RTF 格式 (.rtf) 文件保存數(shù)據(jù)表、窗體或報(bào)表的輸出。RTF 格式文件可保留字體和樣式等帶格式的信息,可以用 Microsoft Word 和其他 Windows 字處理程序或桌面出版程序打開。 如前例,在Microsoft Access中,打開CD、 VCD管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的表1,點(diǎn)擊“保存為/導(dǎo)出”,把表1以 RTF 格式保存,然后在Microsoft Word文件指定位置打開表1.rtf就行了。

(3)將Access 數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Excel:

如前例所示,在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊要導(dǎo)出的表或查詢的名稱,表1,然后在“文件”菜單上,單擊“另存為/導(dǎo)出”命令,在“另存為”對(duì)話框,單擊“另存為一個(gè)外部文件或數(shù)據(jù)庫”,然后單擊“確定”按鈕。在“保存類型”框中單擊所需的電子數(shù)據(jù)表格式。單擊“保存位置”框右側(cè)的箭頭,選定導(dǎo)出的目標(biāo)驅(qū)動(dòng)器和文件夾。在已有的電子數(shù)據(jù)表,或者在“文件名”框內(nèi)輸入新文件名。此時(shí)注意在保存到已有電子表時(shí)Access 將刪除并替代其中的數(shù)據(jù),因此要特別小心。f單擊“導(dǎo)出”按鈕,Access 將會(huì)創(chuàng)建包含表或查詢數(shù)據(jù)的電子數(shù)據(jù)表文件。表或查詢中的字段名被放置在電子數(shù)據(jù)表的第一行。

7. 保護(hù)數(shù)據(jù)庫

(1)加密或解密數(shù)據(jù)庫

對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密將壓縮數(shù)據(jù)庫文件,并使其無法通過工具程序或字處理程序解密。數(shù)據(jù)庫解密則為加密的反過程。

方法:?jiǎn)?dòng)Microsoft Access,但不打開數(shù)據(jù)庫。單擊“工具”菜單“安全”子菜單中的“加密/解密數(shù)據(jù)庫”。指定要加密或解密的數(shù)據(jù)庫,然后單擊“確定”按鈕。指定加密或解密之后的數(shù)據(jù)庫名稱、驅(qū)動(dòng)器及文件夾,然后單擊“確定”按鈕。如果使用原有的數(shù)據(jù)庫名稱、驅(qū)動(dòng)器和文件夾,在加密或解密成功后,Microsoft Access 會(huì)自動(dòng)將原有的數(shù)據(jù)庫替換為加密或解密后的版本。但如果出現(xiàn)錯(cuò)誤,Microsoft Access將保留原有的數(shù)據(jù)庫文件。

(2)給數(shù)據(jù)庫設(shè)置密碼:

方法:打開數(shù)據(jù)庫,并選擇“獨(dú)占”復(fù)選框,單擊“打開”,然后單擊“工具”菜單“安全”子菜單中的“設(shè)置數(shù)據(jù)庫密碼”,輸入密碼,驗(yàn)證,最后單擊“確認(rèn)”就完成了數(shù)據(jù)庫設(shè)置的密碼,當(dāng)打開VCD資料庫的時(shí)候,要提示輸入密碼。

經(jīng)過上文中的幾步就輕松的實(shí)現(xiàn)了在Access創(chuàng)建MIS管理系統(tǒng),這樣就為大家以后查找東西提供了便利,節(jié)約了時(shí)間,希望大家能夠喜歡上文中介紹的知識(shí)點(diǎn)。

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標(biāo)簽: Access
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